Présents : Saida Bouakaz, Alain Mille, Mathieu Barnachon, Marie Lefevre.

* Saara et Silex
* Alain propose d’inviter Pierre-Antoine Champin (de Silex) pour gérer les métadonnées des publications et ainsi proposer un outil de recherche d’articles par mots-clés sur le site RFIA.

* Saïda va envoyer un doodle pour fixer la date de la prochaine réunion.
* Cette réunion concerne les 11 personnes responsables de taches.
* Dates possibles : mardi 17 matin, mercredi 18 après-midi, jeudi 19 après-midi.
* Prévoir 2h de réunion.

* Mettre le site à jour avec :
- les dates définitives: atelier le 24 janvier et conférence du 25 au 27 janvier 2012
- les noms des présidents de CP (Serge Garlatti et Peter Sturm) et d’orga (Saïda Bouakaz et Alain Mille)
* Saïda doit finir le texte d’accueil du site et le transmettre à Amélie pour qu’il apparaisse sur le site.
* Les logos proposés ne plaisent pas. Mathieu recontacte les filles pour fixer un rdv et en attendant on met sur le site des photos de Lyon (celle de Mathieu ?).
* Prévoir des pages séparer pour les ateliers, les tutoriels, les papiers et le planning

* Choix entre EasyChair et CMT de Microsoft. Marie doit faire une étude en fonction des besoins. Partage du travail avec Elod Egyed-Zsigmond qui fait la même étude pour la conférence WWW2012.
* Saïda met les présidents du CP en contact avec Marie pour le choix définitifs de l’outil.
* Le logiciel doit permettre (entre autres) de :
- Récupérer les données saisies par les auteurs (par exemple le résumé pour faire le fascicule des actes)
- Déposer différents types de fichiers : les articles (word, latex et pdf), des vidéos, des liens vers des vidéos, des archives
- Voir le lien entre CMT et HAL , EasyChair et HAL pour ne pas faire la saisie des articles à la main. Mathieu et Saïda doivent revoir le correspondant HAL pour faire le point.
- CMT propose des outils pour la mise en forme IEEE, voir si utile pour la mise en forme RFIA

* Soumission de papier de 8 pages au format RFIA (IEEE like)
* Si passage en poster, mettre les papiers dans une section spéciale à la fin des actes. Passage à 2 pages ? voir avec le CP
* Présentation des posters : possibilité de faire présenter chaque poster en 1 min avant une session papier. A rediscuter.
* Les atelier et démo seront aussi à la fin du fascicule.

* Discussion sur le choix du cadeau contenu dans la mallette :
- Chocolats Voisin : Alain contact Voisin pour voir si on peut se le faire offrir…
- Un mini livre du Petit Prince