Présents : Eric Lombardi, Erwan Guillou, Florence Zara, Elodie Desseree, Alexandre Meyer, Fabrice Jaillet, Saida Bouakaz, Mathieu Barnachon, Marie Lefevre, Amélie Cordier.

• Deux organisations pilotes : AFRIF et AFIA
• Nécessité de faire participer les DOM : 2 sessions en viso conférence, support assuré par C.Batier. Facturation 2000€.
  • Q de Mathieu : est-ce qu'on filme l'ensemble de la conférence.
  • R de Saida : non, trop cher. Puis pbs de droit à l'image.

• 1 + 3 jours.
• Dates approximatives : 22 janvier 2012.

1er jour : ateliers.

• Les chairs sont à désigner, a priori par les locaux. Estimation à 3 ou 4 ateliers, dont un pour les DOM.
• Journée ou demi-journée pour les ateliers
• Pour la petite histoire, à Caen, les ateliers étaient gratuits pour les participants à la conf)
• Tutoriels
• La première journée se passe à la Doua.

3 jours de conférence.

• Necessité d'un grand amphi. D'où Rockfeller. (pas possible d'obtenir l'amphi culturel)
• Rockfeller : gratuit mais il faut que nous assurions (via une société) le nettoyage et le gardiennage.
• Les repas sont gérés par le crous et la salle est disponible.
• Sessions plénières
• Sessions parallèles
• Poster et démos

• Ateliers : 1 local + 1 membre d'un organisme partenaire (ECL, INSA, Lyon 2). Favoriser les ateliers transverses. ⇒ Alexandre Meyer
• Tutoriels : 1 + 1 ⇒ Alexandre Meyer
• Démos : 2 + 1 (attention, vérifier disponiblité du réseau) ⇒ Alexandre Meyer, Eric Lombardi
• Posters : 1 + 1 (voire 1/2 + 1/2) ⇒ Alexandre Meyer
• Locaux : 2 personnes pour travailler en collaboration avec Focal. Prendre en compte le fléchage. ⇒ Erwan Guillou, Eric Lombardi
• Restauration : repas + pauses café ⇒ Elodie Desseree, Florence Zara
• Social event : hangar du 1er film, radisson en haut du crayon, l'auberge (bocuse). Attention, il faudra prévoir les discours, remises de prix, etc. + organisation du cocktail à la mairie. Pas d'organisation de transports à prévoir : tout est accessible. Prévoir plan TCL et tickets 3 jours. ⇒ Elodie Desseree, Florence Zara
• Mallette : plan tcl, tickets, actes, programmes, infos pratiques, gadget, guides de lyon, code wifi, tickets repas, tickets gala, badge, bloc …) ⇒ Marie Lefevre
• Web : le site est quasi-prêt. Attente du design. ⇒ Mathieu Barnachon et Amélie Cordier
• Subventions et sponsors : Garcia, Miguet, Mille, Baskurt, Jolion, FOCAL. Liste des gens à qui on peut demander : fondation lyon 1, samir (pour le prêt des salles + 1500€), université lyon 1 (deux endrois pour demander, cf. Marie), demander aux industriels avec qui on a des contacts, imaginove, ts media, région (cf. Marie), clusters, ville de lyon, département, villeurbanne, université de lyon, technosens, solidanim, dosisoft, atos, orange labs, FT, cnrs, inria, tcl, banques, école doctorale, microsoft, google, grand lyon, iut (lyon et bourg).
• Actes : Changement par rapport au passé. HAL. Résumés des papiers (pour les participants). Clé usb des communications en version longue. Réflexion en cours : choisir l'éditeur. ⇒ Fabrice Jaillet
• Gestion de la plateforme de soumission : en collaboration avec actes. Recommandations : easychair. Créer le compte, inviter les gens, activer les options, …). ⇒ Marie Lefevre et Mathieu Barnachon
• Budget : Saida
• Responsable des inscriptions finales (en collaboration avec focal)
• Communication : Florence Denis + X. Lien étroit avec le site web. Gestion des plaquettes.

• 250 participants attendus.
• Présidents des CP : Serge Garlatti, Peter Sturm
• Pas de réduction pour les adhérents des associations

• Florent Dupont
• Elod
• Nathalie
• Stéphanie
• Karim
• Silex
• Liming Chen
• Michael Mrissa