• Pour les articles, envoi des méta-données (+ISBN) à Laurent Capelli : fait le 14/12 (Mathieu et Amélie)
• Pour les posters, envoi des méta-données (+ISBN) à Laurent Capelli : fait le 14/12 (Mathieu et Amélie)
• Pour les ateliers et démos, envoi du fichier de méta-données et des invitations à la dropbox à Erwan et Alexandre : fait le 14/12 (Mathieu et Amélie)
• Erwan et Alexandre : compléter pour les démos et ateliers pour le 3 janvier.
• Penser à mettre le lien vers la collection HAL en ligne, quand tout sera prêt (http://hal.archives-ouvertes.fr/RFIA2012)
• Le 3 janvier : envoyer les nouvelles infos (démos et ateliers) à Laurent Capelli
• Attention : au 21/12, pas de réponse de Laurent Capelli suite à l'envoi du 14/12

Rappel : il faut faire un pdf des actes (tout dans le même pdf) que l'on copiera sur les clés USB. C'est ce PDF qui recevra l'ISBN (978-2-9539515-2-3)

• Responsable de la réalisation du PDF : Fabrice Jaillet
• Où trouver les données : dans ce qui a été envoyé à HAL
• Que doit contenir le PDF : page de titre, tous les articles (articles, posters, papiers d'ateliers et démonstrations), comité d'organisation, comité de programme, pages numérotées, ISBN.
• Pour quand doit-il être prêt : 16/01/12

• Le booklet doit être prêt pour le 10 janvier de sorte à pouvoir être imprimé dans les temps.
• Pour le 19/12/11, estimer le nombre de pages de sorte à ce que Focal puisse mettre à jour le devis. Attention : couverture couleur, intérieur noir et blanc.
• Pour le contenu, Marie à envoyé à Fabrice un document récapitulatif de tout ce qu'il fallait mettre dedans.
• Pour le 19/12/11, il faudrait une maquette du booklet.

Informations à rajouter dans le booklet (par rapport au document de Marie) :

• L'URL vers la collection HAL.
• L'URL du site de la conférence.
• Des pages blanches pour les notes.

Enveloppe personnalisée : Focal prépare des enveloppes personnalisées contenant :

• Badge
• Facture
• Tickets tcl
• Bon pour le retrait du cadeau
• Tickets repas gala

Contenu de la mallette :

• Le cadeau est géré par Focal (penser au coupon pour retirer le cadeau)
• Les guides et plans TCL sont fournis par Focal
• Les sacs sont en cours de commande par Focal
• Les clés USB (170) vont être commandées par Focal
• Les stylos sont arrivés (bureau de Mathieu)
• Il n'y aura pas de bloc note : 10 pages blanches dans le booklet
• En attente de réponse de Focal pour les badges (est-ce que l'on fait une distinction comité orga / participants)

Pour le montage de la mallette :

• Il faut prévoir une date (et un lieu) pour le montage des mallettes ⇒ A priori, ce sera le 20/01, chez Focal (mail de Anne-Marie Sollaud du 21/12/11)
• Il faut mobiliser des bénévoles

• Plans d'accès ⇒ préciser où se rendre pour les inscriptions
• Page planétarium ⇒ En attente des informations de Saida. Mathieu a commencé un page : http://liris.cnrs.fr/rfia2012/doku.php?id=pub:events&#planetarium_de_vaulx-en-velin
• Mettre le lien vers la collection HAL quand les données seront OK

• Visite des salles et test du wifi le 14/12/11 (Amélie, Saida, Mathieu)
• OK pour les salles de l'IG2E
• Réservation de la salle du BVE en cours (mail du 21/12/11)
• Pas de wifi en Lavoisier, mais wifi excellent en Grignard